Fallgruver i hvitvaskingsarbeidet – lederansvar i regnskapsforetak
Ansvar og risiko
Med rollen som en ansvarlig leder i et regnskapsforetak sitter du med et særskilt ansvar for at virksomheten etterlever hvitvaskingsloven og god regnskapsføringsskikk (GRFS). Finanstilsynet forventer at alle oppdrag håndteres med reell risikovurdering, dokumentasjon og løpende oppfølging. Konsekvensene av mangler er alvorlige: personlig ansvar, økonomiske reaksjoner og et potensielt omdømmetap for hele byrået.
Typiske fallgruver
Mange regnskapsforetak møter utfordringer på de samme områdene:
Risikovurderinger som formalitet
Vurderinger utarbeides ved onboarding, men oppdateres ikke når forhold endres. Alle kunder starter på medium risiko, men få justeres senere. For å tilfredsstille lovverket må risikovurderinger være levende dokumenter – oppdatert ved endringer i eierskap, transaksjonsmønstre eller PEP-status.Ufullstendig kundekontroll
Styreleder legitimeres, mens reelle rettighetshavere overses. Dokumentasjon lagres i e-poster eller mapper uten systematikk. Ved tilsyn tar det tid å finne frem, og materialet fremstår mangelfullt. God praksis krever en fast prosess som ikke lar oppdrag starte før alle krav (legitimasjon, eierstruktur, PEP-status) er dokumentert.Manglende løpende oppfølging
Kundekontrollen er «gjort i fjor», men endringer i virksomheten følges ikke opp. Nye forretningsområder, sanksjonstreff eller negativ omtale registreres ikke. Et velfungerende kvalitetssystem må ha utløsere for ny kontroll og varsle ansvarlig når risikoprofilen endres.Uklart ansvar for hvitvasking
Rollen som hvitvaskingsansvarlig finnes på papiret, men er lite kjent blant ansatte. AML oppleves som for juridisk, og signaler fanges ikke opp. Ledelsen må gjøre ansvar og varslingsrutiner tydelige, sørge for jevnlig opplæring og etablere en kultur der tvilstilfeller meldes videre umiddelbart.Utdaterte eller generelle rutiner
Rutinepermer er hentet fra gamle maler uten reell tilpasning. Ansatte tolker krav ulikt, og revisor eller tilsyn avdekker avvik. Rutinene bør være konkrete, oppdateres årlig og signeres digitalt av både hvitvaskingsansvarlig og daglig leder.
Lederens nøkkelrolle
Det er lett å peke på systemer og sjekklister, men den største utfordringen ligger i kompetanse og kultur. Ansatte må forstå hva de skal se etter, hvordan dokumentasjonen skal føres og når varslingsplikten inntrer. Som leder har du ansvaret for å bygge en organisasjon der hvitvaskingsarbeid ikke bare er et regelverk, men en integrert del av kvalitetssystemet.
Fallgruver i AML-arbeidet koster dyrt, både økonomisk og reputasjonsmessig. For ansvarlige i regnskapsforetak er budskapet klart: Oppdaterte risikovurderinger, tydelig definerte roller, jevnlig opplæring og systemstøtte er avgjørende for å bestå Finanstilsynets kontroll. Godt hvitvaskingsarbeid handler ikke bare om å unngå feil – det er en forutsetning for å levere kvalitet og profesjonalitet som tåler etterlevelse.
