Kvalitetskontroll på oppdragsnivå – fra krav til trygghet i praksis
Strengere reguleringer, høyere forventninger fra kundene og økende kompleksitet i oppdragene gjør at regnskapsbyråer ikke lenger kan overlate kvalitetskontroll til tilfeldigheter.
Kravene i GRFS og Finanstilsynets fokus på dokumentasjon betyr at hvert oppdrag må kunne etterprøves, både internt og eksternt.
Men hvordan sikrer man god kontroll uten å bruke uforholdsmessig mye tid?
Svaret ligger i å gjøre kvalitetskontroll til en integrert del av arbeidsprosessen, ikke en manuell oppgave som kommer i etterkant.
Oppdragsansvarlig har hovedansvaret
Det er alltid oppdragsansvarlig regnskapsfører som har ansvaret for at kontrollene gjennomføres og dokumenteres.
Ansvar kan delegeres til medarbeidere, men da må det være tydelig at:
Medarbeideren har nødvendig kompetanse til å utføre kontrollen korrekt.
Arbeidet logges og kan etterprøves av oppdragsansvarlig.
Resultatet av kontrollen lagres i systemet slik at både kvalitet og ansvarslinjer er tydelige.
På denne måten sikrer byrået at ansvaret ligger der det skal, samtidig som oppgavene kan fordeles effektivt i teamet.
Alt samlet i AdminFlow Byrå
AdminFlow Byrå samler oppgavestyring, AML, kundedialog og kvalitetskontroll i én plattform.
Hver kontroll kan knyttes direkte til kundekortet og det aktuelle oppdraget – slik at man aldri mister sporet.
Slik sikrer du kontroll med AdminFlow Byrå:
Standardiserte sjekklister – sørger for at alle oppdrag behandles likt, uavhengig av hvem som utfører jobben.
Automatiske varsler – minner oppdragsansvarlig og medarbeidere på når en kontroll skal utføres, eller når PEP-/AML-status må oppdateres.
Dokumentasjon i sanntid – alt arbeid logges fortløpende, slik at oppdragsansvarlig enkelt kan ettergå og godkjenne.
Risikovurdering – kunder klassifiseres som middels eller høy risiko, og kontrollnivået tilpasses deretter.
Når kvalitetskontroll blir en del av hverdagen i AdminFlow Byrå, blir den et tegn på kvalitet – ikke bare et krav.
Byrået kan enkelt vise kundene at alt arbeid er nøyaktig og dokumentert. Samtidig som oppdragsansvarlig har full oversikt og kan fordele oppgaver trygt.
Resultatet er en løsning som gir kontroll, effektivitet og tillit. Det gjør kvalitetskontroll til et konkurransefortrinn i stedet for en plikt.
