PEP-sjekk i praksis – fra plikt til dokumentert kontroll
Når en ny kunde tas inn
Å åpne et nytt kundeoppdrag kan virke rutinepreget – helt til det viser seg at eier eller reell rettighetshaver er en politisk eksponert person (PEP). Da er det ikke lenger tilstrekkelig med standard rutiner. Hvitvaskingsloven krever at regnskapsfører identifiserer, vurderer og dokumenterer PEP-risiko umiddelbart. Finanstilsynet forventer ikke forklaringer, men konkrete bevis på at kontrollen er gjennomført og fulgt opp.
Hvorfor PEP-sjekk er avgjørende
En politisk eksponert person har posisjon, nettverk og innflytelse som kan øke risikoen for korrupsjon og hvitvasking. Dersom en regnskapsfører overser en slik risiko, kan konsekvensene bli alvorlige:
Brudd på hvitvaskingsloven
Merknader for mangelfull etterlevelse av god regnskapsføringsskikk (GRFS)
Tap av tillit og omdømme
For regnskapsforetak betyr dette at PEP-sjekk ikke bare er et krav, men en integrert del av kvalitetssystemet.
Slik kan kontrollen automatiseres
Med AdminFlow Byrå er PEP-sjekk og løpende overvåking bygget inn som en del av AML-prosessen:
Automatisk kontroll mot internasjonale PEP-lister og nasjonale register over toppstillinger.
Kryssjekk på tvers av selskaper: Dersom en person er registrert som PEP ett sted i systemet, vil dette fremgå på alle selskaper vedkommende er knyttet til.
Varsling direkte i kundekortet dersom en kunde eller reell rettighetshaver identifiseres som PEP.
Integrasjon med egenerklæringsskjema: Kunden kan selv oppgi om de er PEP. Denne informasjonen kobles automatisk til kundekortet og inngår i risikovurderingen.
Løpende overvåkning som oppdateres fortløpende – dersom en person blir registrert som PEP i ettertid, får byrået øyeblikkelig varsel.
Skrivebeskyttet logg (audit trail) med tidspunkt, bruker og funn, klar til eksport som dokumentasjon.
Krav til oppdragsansvarlig
GRFS presiserer at det er oppdragsansvarlig regnskapsfører som har ansvaret for å sikre at kontrollene gjennomføres. Arbeidet kan delegeres, men bare til medarbeidere med tilstrekkelig kompetanse. Ved bruk av et system som logger alle handlinger, kan oppdragsansvarlig etterprøve og dokumentere kontrollene på en enkel måte.
Fem nøkkelfunksjoner som styrker etterlevelsen
Automatisk PEP-varsling ved onboarding og løpende overvåking.
Risikoprofil i sanntid – grønt, gult eller rødt flagg som viser status og tiltak.
Kryssjekk på tvers av selskaper – full oversikt selv om PEP-rollen er registrert i et annet selskap.
Integrasjon med egenerklæringsskjema – kundens egne opplysninger blir en del av dokumentasjonen.
Full audit trail – dokumentasjon av tid, bruker og vurderinger, tilgjengelig for revisjon eller tilsyn.
Når Finanstilsynet spør
Et vanlig spørsmål fra tilsynsmyndigheten er: «Kan dere dokumentere at PEP-sjekk ble gjennomført ved onboarding og fulgt opp i ettertid?»
Med AdminFlow Byrå kan svaret gis på sekunder:
Åpne kunden i AML-modulen
Hent rapporten
Eksporter den til PDF
Rapporten viser tidspunkt for kontrollen, hvem som godkjente den og eventuelle funn som utløste tiltak. Dermed unngås både usikre Excel-ark, lange e-posttråder og mangelfull sporbarhet.
Fra compliance til konkurransefortrinn
For regnskapsforetak er PEP-sjekk en lovpålagt oppgave. Men med riktig system blir kontrollen mer enn compliance:
Risiko reduseres før den oppstår
Tiden som frigjøres kan brukes på rådgivning og verdiskaping
Kunden opplever trygghet og profesjonalitet
I en bransje med skjerpede krav til kvalitet og dokumentasjon kan automatisert PEP-sjekk i AdminFlow Byrå være forskjellen mellom å møte tilsynet med bekymring – eller med lave skuldre.
