Å åpne et nytt kundeoppdrag kan virke helt rutine­preget – helt til du oppdager at eieren er politisk eksponert. Da kan mangelfull dokumentasjon bli dyrt. Hvitvaskingsloven pålegger deg å avdekke og håndtere PEP-risiko umiddelbart; Finanstilsynet krever bevis, ikke unnskyldninger. Derfor trenger du en prosess som sjekker, dokumenterer og varsler uten at du løfter en finger.

Hvorfor PEP-sjekk er avgjørende

En PEP har makt, nettverk og mulighet til å påvirke offentlige beslutninger. Det øker faren for korrupsjon og hvitvasking – og plasserer deg i Finanstilsynets søkelys. Overser du en PEP, bryter du ikke bare loven; du kan også få merknad for brudd på god regnskaps­føringsskikk (GRFS). Det skader både omdømme og bunnlinje.

Slik automatiserer AdminFlow Byrå kontrollen

AdminFlow Byrå er utviklet for norske regnskapsbyråer som vil ligge i forkant av regelverket. Når du legger inn en ny kunde eller reell rettighets­haver, skjer dette automatisk:

·       Systemet kryssjekker personen mot internasjonale PEP-lister og norske toppstillinger.

·       Treffer det, går et rødt varsel direkte til kundekortet.

·       Dagen etter, neste uke eller neste år – blir kunden lagt til en PEP-liste, får du nytt varsel øyeblikkelig.

Samtidig loggføres alt – tidsstempel, bruker og funn – i audit-trailen som er skrive­beskyttet og klar til eksport.

Fem funksjoner som kutter risikoen

1.      Automatisk PEP-varsling – både ved onboarding og løpende overvåkning.

2.      Risikoprofil i sanntid – et grønt, gult eller rødt flagg viser status og påkrevde tiltak.

3.      GDPR-sikker kundedialog – kryptert chat og fil­utveksling erstatter usikre portaler.

4.      Oppgavestyring med AML-checklist – gjenbruk maler, all aktivitet logges automatisk.

5.      Full audit-trail – tid, bruker og dokumentasjon for hvert steg, klar for revisjon.

Slik tilfredsstiller du Finanstilsynet på 60 sekunder

Tilsynet spør: «Kan dere bevise at PEP-sjekk ble gjennomført ved onboarding og fulgt opp?»

1.      Åpne kunden i AML

2.      Klikk AML-rapport

3.      Eksporter rapporten til PDF.

Rapporten viser når sjekken ble gjort, hvem som godkjente tiltaket og hvilke funn som utløste handling. Ingen e-postjakt, ingen usikre Excel-ark, ingen stress.

Kundeportalen som gir deg merverdi

Compliance er bare halve gevinsten. I AdminFlow Byrå får kunden en portal med:

·       Styremodul for signaturer og dokumentdeling.

·       Aksjebok og general­forsamlinger på samme plattform.

·       Sikker filinnlevering uten mellomledd.

Portalen bærer byråets logo og farger, så du fremstår som en moderne totalleverandør.

Fra flaskehals til konkurranse­fortrinn

Med integrert PEP-sjekk på autopilot kutter risiko før den oppstår, frigjør tid til rådgivning og møter Finanstilsynet med lave skuldre. Book en gratis demo i dag – og opplev hvordan QualityFlow gjør PEP-sjekken til en formalitet du aldri behøver å bekymre deg for igjen.