Ett system - full kontroll
Mange regnskapsbyråer opplever at arbeidsdagen preges av fragmenterte verktøy, duplikatdata og uklare ansvarsforhold. Konsekvensen er økt tidsbruk, høyere risiko og en svakere kundeopplevelse. Samtidig strammes kravene i God regnskapsføringsskikk (GRFS), hvitvaskingsloven (AML) og fra Finanstilsynet, og presset på dokumentasjon og kvalitet øker for hvert år.
Spørsmålet er derfor enkelt: Hvorfor sjonglere fire–fem forskjellige programmer, når alt kan samles i én plattform?
Når flere systemer koster mer enn de smaker
Hver gang data må kopieres fra ett system til et annet, flyttes oppmerksomheten bort fra rådgivning og over på punching. Når kommunikasjonen foregår i ustrukturerte e-posttråder og Excel-ark, blir det vanskelig å dokumentere hvem som har godkjent hva. Dette står i kontrast til GRFS punkt 3.2, som krever at dokumentasjon skal være fullstendig, ordnet og sporbar. Når kunden stadig må etterspørre hvor filen ligger eller hvorfor prosessen drøyer, skapes usikkerhet og frustrasjon.
Alt samlet i AdminFlow Byrå
Med AdminFlow Byrå kobles onboarding, kundedialog, årsoppgjør og rapportering i én arbeidsflate. Plattformen er modulbasert, slik at byrået selv kan velge hvilke funksjoner som passer best, og bygge ut etter behov.
Friksjonsfri oppstart og sikker kommunikasjon
Oppstarten blir enkel og strukturert. Risikovurdering og KYC skjer i samme flyt, i tråd med hvitvaskingsloven §§ 7–13 og hvitvaskingsforskriften §§ 2-1 til 2-3, som stiller krav til både virksomhetsinnrettet og kundespesifikk risikovurdering. Automatiske sjekklister sikrer at all nødvendig dokumentasjon er på plass før arbeidet starter.
Kommunikasjonen med kunden skjer gjennom kryptert chat i portalen, i samsvar med GDPR artikkel 5(1)(f) og artikkel 32 om konfidensialitet og informasjonssikkerhet. Alle meldinger og filer lagres sikkert og knyttes direkte til kundekortet, slik at hele teamet får oversikt.
Årsoppgjør og kvalitetskontroll på skinner
Når årsoppgjøret nærmer seg, gir AdminFlow en trinn-for-trinn-liste med innebygde kontroller. Dette reduserer feilrisikoen og dokumenterer prosessen i samsvar med GRFS punkt 4.2 om plikten til å dokumentere kontrollhandlinger og bokføringsloven § 10 om dokumentasjon av bokførte opplysninger.
Løpende kvalitetskontroller og avviksregistrering skjer automatisk, slik at kravene til internkontroll i GRFS punkt 5.4 ivaretas uten ekstraarbeid.
Oversikt som gir kontroll
En av de største fordelene med AdminFlow Byrå er totaloversikten. Systemet viser AML-status på alle kunder, interne rutiner, kvalitetskontroller, kunder uten oppdragsavtale og årsoppgjør – alt i enkle dashbord. Dette bidrar til etterlevelse av hvitvaskingsloven § 8 (virksomhetsinnrettet risikovurdering) og regnskapsførerloven § 10 (krav om skriftlig oppdragsavtale).
Leder kan velge å se status for ett selskap, ett team eller hele byrået. Oppgavestyringen gir alltid en tydelig oversikt over hva som er utført og hva som gjenstår, i tråd med GRFS punkt 5.3 om løpende vurdering av oppdragsrisiko.
Bygd for regulatoriske krav
AdminFlow Byrå er utviklet med regelverk i tankene:
AML: Hvitvaskingsloven §§ 7–13 og hvitvaskingsforskriften §§ 2-1 til 2-3.
GRFS: Punkt 3.2 (sporbar dokumentasjon), 4.2 (dokumentasjon av kontroll), 5.4 (internkontroll og avviksoppfølging).
GDPR: Artikkel 5 (prinsipper), artikkel 32 (sikkerhet ved behandling), artikkel 30 (protokoll over behandlingsaktiviteter).
Finanstilsynet: Finanstilsynsloven § 3 (tilsynsrett) og regnskapsførerloven § 11 (krav til internkontroll og kvalitetsstyring).
Fra reaktiv til proaktiv rådgiver
Når nøkkelprosesser er integrert, frigjøres tid til rådgivning. Dashbordene gir innsikt i hvilke kunder som har økt risikoscore, hva som mangler av dokumentasjon og hvilke frister som nærmer seg. Dermed blir proaktivitet en naturlig del av hverdagen. Dette er i tråd med regnskapsførerloven § 6, som pålegger regnskapsfører å gi forsvarlig bistand, og GRFS punkt 2.1, som krever at regnskapsfører varsler kunden om vesentlige forhold.
