Fra e‑postkaos til kryptert chat

For mange regnskapsførere er e‑post fortsatt hovedkanal for kundedialog. Men når dokumentasjon, vedlegg og sensitive spørsmål spres i lange tråder og usikre kanaler, øker både risiko og tidsbruk. Samtidig blir kravene til sikkerhet, etterlevelse og ikke minst lovpålagt etterlevelse av GDPR stadig strengere.

Hvorfor e‑post ikke holder i 2025

Personvernbrudd – og ulovlig praksis

Usikrete e‑poster kan inneholde fødselsnumre, legitimasjon og lønnslister. Havner de feil, bryter du ikke bare kundetilliten – du bryter også personopplysningsloven og GDPR §32 om konfidensiell overføring av data.

Dokumentasjonskaos

Hvem sendte hva – og når? I Outlook er det vanskelig å bevise levering, godkjenning og sletting når tilsynet ber om dokumentasjon.

Tidsbruk og dobbeltarbeid

Når du må lete i innbokser, videresende internt og be kunden sende alt på nytt, taper både du og kunden verdifull tid.

Hvorfor moderne byråer velger kryptert chat

·       Alt i én tråd: Spørsmål, svar og vedlegg samles i kundekortet – og er søkbare.

·       Full kontroll: Se hvem som har åpnet, lastet ned eller endret et dokument.

·       Ingen usikre vedlegg: Filene lagres kryptert i portalen, ikke i e‑post.

·       Automatisk historikk: All dialog logger seg selv som del av audit‑trailen.

Slik styrker chatten GDPR‑arbeidet – og oppfyller lovkravet

·       Oppfyller lovpålagt krav til konfidensiell overføring av personopplysninger (GDPR §32–33).

·       Hindrer spredning av persondata på e‑post.

·       Logger alle handlinger knyttet til meldinger og vedlegg.

·       Gjør revisjon og tilsyn enklere – du eksporterer et ferdig dataspor på sekunder.

·       Fjerner behovet for eksterne fildelingstjenester som Dropbox.

Eksempel: Når ting går galt – og når det går rett

Scenario A – uten kryptert chat: Kunden sender lønnslister på e‑post. De videresendes internt. To måneder senere krever kunden sletting, men vedleggene ligger i flere innbokser og er umulige å spore.

Scenario B – med kryptert chat: Kunden laster opp lønnslister direkte i portalen. Du har umiddelbar tilgang, én sikker lagringsplass og et komplett loggspor når sletting skal dokumenteres.

Klar til å rydde opp?

Å flytte kommunikasjonen fra e‑post til kryptert chat handler ikke bare om sikkerhet – det viser også profesjonalitet overfor kundene og etterkommer et lovkrav. Med AdminFlow Byrå kundechat får du tryggere arbeidsflyt, mindre manuelt mas og bedre beredskap ved tilsyn.

Book en gratis demo og se hvordan én kryptert tråd kan gi deg full oversikt – og ro i innboksen.