Fra e-postkaos til levende regnskapsdata

Du sender rapporten på e-post. Fem dager senere kommer svaret – uten vedlegg, uten signatur. Måneds­avslutningen blir en ping-pong av purring, og regnearket du skulle ha analysert, drukner i innboksen. Med AdminFlow Byrå kundeportal flyttes dialogen fra treg e-post til én felles arbeidsflate der både du og kunden ser samme oppdaterte tall, kommenterer i sanntid og signerer digitalt.

Nøkkelfunksjoner som sparer tid – og samler all administrasjon på ett sted

Kunden slipper å logge inn på flere portaler og lete i e-posttråder; alt de trenger – fra styrepapirer til aksjebok – ligger i samme arbeidsflate. Resultatet er færre spørsmål, raskere fremdrift og høyere opplevd verdi.

Styre og generalforsamling

·       Send saksliste, styrepapirer og signatur­grunnlag i ett rom.

·       Styre­­medlemmer får varsel, leser, kommenterer og signerer uten utskrift.

Aksjebok og eierskap

·       Aksjonær­registeret oppdateres automatisk når endringer registreres.

·       Kunden slipper egne Excel-ark og dyre spesial­systemer.

Sikker kommunikasjon

·       Person- og selskaps­opplysninger skal aldri sendes åpent på e-post. Portalen bruker ende-til-ende-kryptering, slik at fødselsnumre, lønnsfiler og avtaler håndteres konfidensielt.

·       All dialog er koblet til oppdraget og tilgjengelig i audit-trail-en.

Filopplasting med status

·       Kunden ser nøyaktig hvilke dokumenter som mangler – og hva som er godkjent.

·       Du slipper purrelister; systemet sender automatiske påminnelser.

White-label design

·       Portalen bærer byråets logo og farger, så kunden oppfatter den som din løsning.

Null opplæring

·       Grensesnittet minner om nettbank og kjente signeringstjenester.

·       Kunden er i gang etter første innlogging.

Derfor skal sensitive data ut av e-post

E-post kan fanges opp, feilsendes eller lagres ukryptert på servere utenfor EU. Hvitvaskings­loven, GDPR og GRFS krever at person- og kunde­opplysninger behandles konfidensielt og spor­bart. I kundeportalen sendes filene kryptert, logges automatisk og slettes når oppbevarings­plikten utløper – uten at du må minne kunden på «bruk passord på vedlegg».

Slik øker portalen kundelojaliteten

Når kunden kan logge inn, forstå nøkkeltallene og se fremdriften i oppdraget, oppstår eierskap. Regnskapsdata går fra statiske PDF-rapporter til et beslutnings­verktøy kunden bruker hele måneden – ikke bare dagen rapporten sendes. Resultatet er mer verdi­skapende møter, høyere kundetilfredshet og lavere churn.

Integrert i én plattform

QualityFlow samler kundeportalen med oppdrags­styring, kvalitetskontroll og AML-funksjoner:

·       Kunden ser kun det du deler, ikke hele økonomi­systemet.

·       All dialog loggføres for GDPR, revisjon og internkontroll.

·       Du hopper ikke mellom verktøy – alt er koblet til oppdraget.

Generalforsamling på autopilot – et eksempel

1.      Last opp årsregnskapet i AdminFlow Byrå.

2.      Opprett digital saksliste og foreslå dato.

3.      Styret mottar varsel, stiller spørsmål i kommentarfeltet og signerer elektronisk.

4.      Protokollen genereres automatisk og arkiveres i kundekortet.

Null e-posttråder, null tapte vedlegg – én komplett historikk som beviser etterlevelse.

Derfor bør du ta portalen i bruk nå

·       Bedre innsikt: Kunden ser ferske tall og stiller bedre spørsmål.

·       Raskere svar: Parallelle prosesser kutter ventetid på dokumenter og signaturer.

·       Sterkere relasjon: Du fremstår som proaktiv sparringpartner, ikke passiv tall­leverandør – uten merarbeid for teamet ditt.

Klar for levende regnskapsdata?

Book en gratis demo i dag og opplev hvordan AdminFlow Byrå kundeportal gir tryggere samhandling, bedre dokumentasjon og sterkere kunde­relasjoner.