Kvalitetssikring i praksis

Kvalitetssikring i regnskapsbransjen er summen av de systematiske prosesser, kontrollrutiner og den faglige kulturen som skal sikre at regnskapstjenester utføres korrekt, rettidig og i samsvar med gjeldende lover, standarder og kundens behov.

Grunnlag for rapportering

En sentral del av regnskapsførerens ansvar er å kontrollere at grunnlaget for pliktig og periodisk rapportering er korrekt, fullstendig og nøyaktig. Dette omfatter blant annet mva-meldinger, a-meldinger, terminoppgaver og årsregnskap. Kvalitetssikringen skal gjennomføres periodisk, slik at kontroller og avstemminger skjer løpende gjennom året – ikke bare i forbindelse med årsoppgjøret. For å sikre at rapporteringen gir et riktig bilde, må regnskapsfører gjennomføre systematiske avstemminger av balanseposter og dokumentere vesentlige beløp. Hver kontroll skal være etterprøvbar, med tydelig beskrivelse av hva som er sjekket, hvordan det er vurdert og hvilke konklusjoner som er trukket. God kvalitet i rapporteringsgrunnlaget reduserer risikoen for feilrapportering, myndighetspålegg og økonomiske tap for både kunden og byrået.

Risikobasert tilnærming

Kvalitetssikringen skal alltid tilpasses risikoen i det enkelte oppdrag. Det betyr at omfang og hyppighet av kontrollene vurderes ut fra flere faktorer: oppdragets størrelse og kompleksitet, medarbeiderens erfaring og kompetanse, samt hvilke interne rutiner og kontroller oppdragsgiver selv har etablert. En risikobasert tilnærming innebærer at ressurser settes inn der faren for feil er størst, og at enkle oppdrag med lav risiko ikke overkontrolleres. Samtidig skal det alltid gjennomføres et minimum av periodiske kontroller, slik at kvaliteten på rapporteringen er ivaretatt. Denne balanseringen mellom risiko og kontrollnivå gjør kvalitetssikringen både effektiv og målrettet.

Avstemming og dokumentasjon

Avstemming er en sentral metode for kvalitetssikring. Regnskapsfører skal dokumentere hvilke kontoer som er avstemt, hvilke kontroller som er utført, hva det er kontrollert mot, og hvordan eventuelle avvik er håndtert. Dokumentasjonen skal være sporbar, entydig og oppbevares i tråd med gjeldende regelverk. Dette sikrer både at regnskapsgrunnlaget kan etterprøves, og at oppdragsansvarlig kan påse at kvalitetssikringen er tilfredsstillende utført.

Rapportering av svakheter og brudd

Dersom regnskapsfører avdekker svakheter i oppdragsgivers interne rutiner eller brudd på lov- og regelverk, skal dette rapporteres til oppdragsgiver og dokumenteres i oppdragsdokumentasjonen. Rapporteringen er en viktig del av kvalitetssikringen, fordi den gjør oppdragsgiver oppmerksom på forhold som kan innebære risiko, og samtidig sikrer at regnskapsforetaket kan dokumentere at plikten til å påpeke feil og mangler er oppfylt.

Oppdragsansvarlig regnskapsfører

Oppdragsansvarlig regnskapsfører har det overordnede ansvaret for at kvalitetssikringen i oppdraget er tilfredsstillende gjennomført. Dette innebærer å påse at nødvendige kontroller er utført, at vurderinger er gjort, og at all dokumentasjon foreligger og er sporbar. Ansvaret gjelder også for arbeid som utføres av andre medarbeidere i oppdraget – oppdragsansvarlig skal følge opp og kontrollere at kvaliteten er ivaretatt uavhengig av hvem som har utført selve oppgaven.

Planlegging og oppfølging

Kvalitetssikringen skal planlegges og dokumenteres. Det innebærer at det på forhånd skal være klart hvilke kontroller som skal gjennomføres, når de skal utføres og hvem som har ansvar. Videre skal det gjennomføres periodiske kontroller minst én gang i året, uavhengig av oppdragets risiko. Planleggingen gjør kvalitetssikringen mer forutsigbar, mens oppfølgingen sikrer at eventuelle avvik oppdages og håndteres i tide.

Intern kvalitetsstyring

Regnskapsforetaket skal ha skriftlige rutiner som beskriver hvem som utfører kvalitetskontroller, hva som skal kontrolleres, når kontrollene skal gjennomføres og hvordan eventuelle avvik skal følges opp. Rutinene skal være kjent i organisasjonen og brukes aktivt i det daglige arbeidet. Et godt system for intern kvalitetsstyring bidrar til å sikre at kontroller gjennomføres konsekvent, at dokumentasjonen er tilstrekkelig, og at læring fra avvik styrker kvaliteten over tid.

Eksempel på praktiske tiltak

• Risikostyring: Klassifisering av kunder, justering av kontrollfrekvens og full AML-oversikt.

• Avstemming og dokumentasjon: Elektronisk sign-off, sikker dokumentlagring og sporbarhet.

• Avvikshåndtering: Maler for avviksrapportering, GDPR-sikker kundekommunikasjon og oppfølgingslogg.

• Oppdragsansvarlig: Stikkprøvekontroller, oppfølging av mangler og faglig dialog via intranett.

• Planlegging og oppfølging: Årlige kvalitetsplaner, kalenderintegrasjon og eksport av kvalitetsrapporter.

• Intern kvalitetsstyring: Digital kvalitetshåndbok, intranett for opplæring og rettighetsstyrt internkontroll.

Med AdminFlow Byrå kan man enkelt sikre at alt arbeid og alle kontroller dokumenteres på en strukturert måte, slik at det alltid er etterprøvbart for andre. Gjennom bruk av sjekklister, elektronisk sign-off, oppgavestyring og sporbar dokumentlagring får man et helhetlig system som viser hvem som har gjort hva, når og hvordan. Dette gjør at både interne kvalitetskontroller og eksterne tilsyn kan gjennomføres effektivt, med full transparens og dokumentasjon lett tilgjengelig.