Kvalitetssikring i praksis: kultur, ikke kryss i bokser

Når kvalitet bare blir dokumentasjon
Kvalitetssikring i regnskapsbyrå handler nå om mer enn å tilfredsstille Finanstilsynet eller GRFS (God regnskapsføringsskikk). Kundene dine forventer proaktivitet og presisjon. Finanstilsynet skjerper tilsynet jevnlig, og bøtene for systematiske mangler svir både på bunnlinjen og i omdømmet. Samtidig har GRFS fått skarpere krav til dokumentert vurdering av risiko. Skal du ligge i forkant, må arbeidet med kvalitet være like naturlig som bilagsføring. Likevel ender kontrollen ofte som et papirspor ingen leser. Resultatet? Avvik blir liggende, risikovurderinger kopieres fra forrige kunde, og oppdragsansvarlige signerer uten å vite hva som faktisk er gjort. Problemet er ikke prosedyren – men kulturen.

Fem grep som gjør kvalitet levende

1.      Snakk om hvorfor – ikke bare hvordan
 Når du forstår konsekvensen av en feil, kontrollerer du grundigere. Del ekte eksempler: Hvordan en manglende MVA-avstemming kan koste kunden tilliten.

2.      Gi den som utfører eierskap
 Den som fører bilag har størst sjanse til å oppdage feil tidlig. Gi klare rammer, men også rom til å foreslå forbedringer og stoppe opp når noe virker rart.

3.      Normaliser spørsmål
 Spør «Er jeg sikker?» før du krysser av. Et miljø der usikkerhet er lov å vise, fanger opp problemer før de blir avvik.

4.      Planlegg tid til kontroll
 Legg kvalitet inn i timebudsjettet fra start. Da slipper du å «ta alt til slutt hvis du rekker det».

5.      Feir forbedringer – ikke bare pek på feil
 Løft frem gode løsninger i ukesmøtet. Del mønstre du ser og lag ny praksis sammen.

Kvalitetsansvarlig som kulturbygger
 En kvalitetsansvarlig bør være fasilitator, ikke regelvokter.

Still deg tre spørsmål:
 Er rutinene forståelige for alle?
 Får jeg tidlige signaler når noe er uklart?
 Gir systemet rom for refleksjon – eller bare registrering?
 Svar «nei» på én av dem, og start samtalen.

Når kvalitet blir kultur skjer tre ting

·       Feil fanges opp tidligere og løses raskere.

·       Tilsyn går smidigere fordi alt er forstått og dokumentert.

·       Kundene merker trygghet, profesjonalitet og proaktivitet.

Til ettertanke
 God kvalitetssikring starter ikke med et verktøy, men med en holdning: Du gjør dette fordi det er riktig, ikke bare fordi det er påkrevd.