Kunden din har et styre som møtes fire ganger i året, en aksjeeierbok i et regneark og en generalforsamling som må holdes innen 30. juni. Ingen av delene ligger i et system. De løses i Word, i en e-posttråd og i siste liten.

For regnskapsføreren er dette en mulighet. Kundene trenger hjelp med selskapsadministrasjon, og de fleste betaler for verktøyene et annet sted, hvis de har noen i det hele tatt. De fleste rådgivningstjenester i et regnskapsbyrå starter med at du selger tid. Her kan du selge tilgang i stedet. Modulene ligger allerede i plattformen dere bruker, og du gjør dem tilgjengelige i kundeportalen, med byråets eget navn på.

Fra timer til tilgang

Forskjellen mellom å levere en tjeneste og å selge tilgang til en modul avgjør marginen.

Leverer du styresekretariat som tjeneste, koster hver nye kunde deg timer. Selger du tilgang til et digitalt styrerom, koster kunde nummer tolv deg omtrent like lite som kunde nummer én. Kunden gjør jobben selv, i et system som er bedre enn det de har i dag, og du fakturerer for tilgangen.

Modellene utelukker ikke hverandre. De fleste byråer ender opp med begge: tilgang som løpende abonnement, og bistand for de kundene som helst vil slippe å gjøre det selv. Men det er tilgangen som skalerer.

Hvorfor dette er enklere enn andre tilleggstjenester

Kunden er allerede innlogget. Portalen brukes til dokumentutveksling i regnskapsoppdraget, så du selger ikke inn et nytt system. Du åpner flere rom i et system kunden kjenner.

Behovene er lovpålagte. Du trenger ikke overbevise noen om at de bør føre aksjeeierbok eller protokollere styremøter. Det står i aksjeloven.

Portalen er full white-label. Logo, farger og domene er byråets. Kunden opplever det som byråets tjeneste, ikke som noe du har videresolgt.

Du aktiverer modulene selv, per kunde. Det krever ingen bestilling hos oss og ingen migrering, og du setter prisen mot sluttkunden selv.

Fire moduler du kan selge tilgang til

1. Digitalt styrerom

Innkalling, saksliste, møtedokumenter, protokoll og signering på ett sted. Aksjeloven § 6-29 første ledd krever at protokollen minst angir tid og sted, deltakernes navn, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Etter fjerde ledd skal den oppbevares i hele selskapets levetid. Dokumentasjonsplikten har altså ingen sluttdato, og de fleste små og mellomstore styrer oppfyller den med en e-posttråd hos styrelederen. Les mer om digitalt styrerom.

Dette er modulen kunden bruker oftest, og derfor den som er lettest å ta betalt for løpende. For styremedlemmene betyr det at alt de trenger ligger på ett sted, og at protokollene er der når noen spør om dem om fem år.

2. Aksjebok med Altinn-integrasjon

Styret skal sørge for at selskapet har en ajourført aksjeeierbok, jf. aksjeloven § 4-5. Bestemmelsen angir også innholdskravene: navn, fødselsdato eller organisasjonsnummer, adresse, antall aksjer, aksjenummer og eventuell aksjeklasse.

Det mange kunder ikke vet, er at opplysningene etter § 4-6 skal være tilgjengelige for enhver. Aksjeeierboken er et offentlig dokument, og en rotete bok er derfor ikke bare et internt problem. Hvem som helst kan be om innsyn i den.

Verdien blir konkret ved due diligence, låneopptak eller inntak av ny eier. Da er forskjellen på en ajourført aksjebok og et regneark to timer eller to uker.

3. Generalforsamling

Ordinær generalforsamling skal holdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår, jf. aksjeloven § 5-5 første ledd. For selskaper med kalenderår betyr det 30. juni. Etter annet ledd skal generalforsamlingen minst behandle godkjenning av årsregnskapet og eventuell årsberetning, herunder utdeling av utbytte.

Modulen håndterer innkalling, saksdokumenter, gjennomføring og protokoll. For selskaper med flere eiere er det her formalitetene får betydning, hvis noen blir uenige senere.

4. Signering, dokumentsenter og kontrakter

Digital signering med BankID eller e-post, kontraktsoversikt med forfallsdatoer og ett sted der selskapsdokumentene ligger. Hver for seg er dette vanskelig å prise. Som del av en portalpakke er det ofte det kunden nevner først når du spør hva de bruker, fordi det er det de åpner hver uke.

For kunder med investorer eller oppkjøpsplaner kommer due diligence-rom og investor relations i tillegg. Der er betalingsviljen en helt annen.

Abonnement, ikke timepris

Timepris straffer deg for at systemet gjør jobben raskere. Selg i stedet tilgang som et fast beløp per kunde, per måned eller år.

Du har i hovedsak tre valg. Det første er å inkludere tilgangen i eksisterende pris. Det gir deg noe å skille deg ut med overfor kunder du vil beholde, men ingen ny inntekt. Det andre er et fast månedsbeløp for portaltilgang. Det passer for aksjeselskaper med styre og flere eiere, og gir gjentakende inntekt med lav leveransekostnad. Det tredje er portaltilgang med et tillegg per gjennomføring, for kunder som vil at dere skal gjøre jobben. Da tjener du både på tilgangen og på arbeidet.

Styrerom-modulene inngår for byråkunder uten egen lisenskostnad per sluttkunde. Ingenting hindrer at du fakturerer sluttkunden og setter egen pris, og marginen på det du fakturerer videre er din. Her ser du hva modulene koster.

Tre ting du bør avklare før du fakturerer

Hva står i oppdragsavtalen? Regnskapsførerloven § 5-2 krever skriftlig oppdragsavtale for hvert regnskapsoppdrag, med spesifikasjon av hvilke oppgaver som skal utføres og for hvilken tid. Portaltilgang er normalt noe annet enn et regnskapsoppdrag, og bør avtales og prises som et eget punkt, ikke som en udefinert utvidelse av regnskapsoppdraget.

Hvor går grensen mot virksomhetstjenester? Hvitvaskingsloven § 2 bokstav j definerer «tilbyder av virksomhetstjeneste». Finanstilsynet legger til grunn at det å tilby seg å stille personer til rådighet som styremedlem eller daglig leder i andre foretak utløser autorisasjonsplikt, mens det å påta seg et enkelt styreverv ikke gjør det i seg selv. Autoriserte regnskapsførere og regnskapsselskaper trenger ikke egen autorisasjon, men hvitvaskingsloven gjelder for tjenestene. Å selge kunden tilgang til et system er trygg grunn. Å bemanne kundens styre er en annen samtale.

Hvem er databehandler? Behandler dere personopplysninger om aksjonærer og styremedlemmer på vegne av kunden, skal det foreligge databehandleravtale etter personvernforordningen art. 28 nr. 3. Skjer behandlingen i et system, kommer underdatabehandler-leddet i tillegg. Avklar hvilke avtaler som må på plass før første kunde aktiveres.

Slik kommer du i gang

1. Velg ti kunder. Velg aksjeselskaper med mer enn én eier, eller med ekstern kapital. Der er behovet reelt.

2. Start med styrerommet. Det er modulen kunden bruker oftest, og den som raskest gjør portalen til noe de logger inn i av egen vilje.

3. Aktiver modulene selv for disse kundene, i kvalitetssystemet dere allerede bruker. Det er ingen migrering og ingen ventetid.

4. Legg tilgangen inn som egen linje med egen pris, ikke som en utvidelse av regnskapshonoraret.

5. Evaluer etter én sesong. Se på hvor mange som takket ja, hvor mange henvendelser det ga og hva som ble faktisk margin. Deretter utvider du.

Neste steg

Modulene ligger i plattformen dere allerede betaler for. Det som gjenstår er å skru dem på for kundene der det gir mening, og bestemme hva tilgangen skal koste.

Vil du vite hvilke kunder som er mest aktuelle å starte med, eller trenger du hjelp til å sette opp prismodellen? Book en gjennomgang med oss, så går vi gjennom kundeporteføljen din og lager en plan du kan sette i gang med neste uke.