Aksjonærregister og aksjebok – styrets ansvar
Aksjonærregisteret og aksjeboken er grunnleggende elementer i eierstyringen av et aksjeselskap. Selv om begrepene ofte brukes om hverandre, har de ulike formål – og begge innebærer et tydelig ansvar for styret.
Aksjeboken er selskapets interne oversikt over hvem som til enhver tid er aksjonærer. Den skal inneholde navn eller foretaksnavn, adresse, antall aksjer og eventuelt aksjenes nummer. Aksjeboken er regulert av aksjeloven og skal føres løpende. Det er først når en eier er innført i aksjeboken at vedkommende anses som aksjonær med rettigheter i selskapet, herunder stemmerett og rett til utbytte.
Aksjonærregisteret, derimot, er den årlige rapporteringen av aksjeforhold til Skatteetaten gjennom Aksjonærregisteroppgaven (RF-1086). Denne danner grunnlaget for beskatning av utbytte og gevinst, og brukes også av offentlige myndigheter til kontroll- og informasjonsformål. Aksjonærregisteret er dermed eksternt rettet, mens aksjeboken er et styringsverktøy internt i selskapet.
Styrets ansvar er tydelig: Styret skal påse at aksjeboken er korrekt, oppdatert og i samsvar med faktiske eierforhold. Dette kan ikke overlates fullt og helt til regnskapsfører eller daglig leder uten kontroll. Feil i aksjeboken kan få alvorlige konsekvenser, blant annet ugyldige generalforsamlingsvedtak, feil stemmegivning og tvister mellom aksjonærer.
Videre har styret ansvar for at aksjonærregisteroppgaven leveres korrekt og innen frist. Feil eller mangler kan føre til tilleggsskatt, klager fra aksjonærer og svekket tillit til selskapets eierstyring. I praksis ser man ofte at aksjonærregisteret “arves” fra år til år uten at endringer i eierskap, emisjoner eller aksjeoverdragelser er tilstrekkelig kvalitetssikret.
God styreskikk tilsier at aksjeboken gjennomgås jevnlig, minimum i forkant av generalforsamlingen. Styret bør også sikre at det finnes klare rutiner for håndtering av aksjeoverdragelser, kapitalendringer og dokumentasjon.
Kort sagt: Aksjeboken og aksjonærregisteret er ikke bare formaliteter. De er fundamentet for ryddige eierforhold – og et tydelig styreansvar. Et styre som ikke har kontroll her, har heller ikke full kontroll på hvem de faktisk representerer.kelen med forklarende tekst rundt hva aksjonærregister er.
