Styrearbeid: Spørsmål og svar om elektronisk signering

Styrearbeid krever en del innhenting av underskrifter til styreprotokoller og annet som krever underskrifter fra styremedlemmene. Dette kan være både tungvint og tidkrevende dersom det gjøres manuelt. Med elektronisk signering derimot kan man spare både tid og ressurser.

Det finnes mange løsninger på markedet i dag, men vær obs på at det kan være stor variasjon når det kommer til både funksjonalitet, kvalitet og sikkerhet. I denne artikkelen svarer vi på alt det du lurer på om elektronisk signering.

1. ‍Hva er elektronisk signering?
   En elektronisk signatur er en bekreftelse på at du er deg, uten behovet for penn og papir. Med elektronisk signering bekrefter du identiteten din via nettet ved hjelp av BankID, FaceID, fingeravtrykk eller eventuelt en kombinasjon.
   ‍‍
2. Hvorfor er det viktig å bruke elektronisk signering?
   Samfunnet og verden vi lever i er stadig i endring. Med arbeidslivets digitalisering, spesielt etter corona pandemien, så er det mange som forventer eller pålegges å kunne jobbe fra hvor som helst og når som helst. Som igjen stiller høye krav til de løsningene og verktøyene vi benytter oss av.
   ‍
3. Hvilke fordeler har styret i selskapet ved bruk av elektronisk signering?
   Hele prosessen blir papirfri, og de av styremedlemmene som skal signere trenger ikke møte opp et spesifikt sted eller ha tilgang til en postkasse, faks eller skriver. Alt man trenger er internettforbindelse og en identitetsbekreftelse (BankID, fingeravtrykk etc).
   
   I de tilfeller der dokumenter krever flere av styremedlemmenes signatur vil elektronisk signering være svært gunstig. Styremedlemmene kan skrive under raskt og sikkert, og styret slipper i tillegg å sende ut separate dokumenter til hvert av medlemmene.
   ‍‍
4. Hva bør jeg tenke på ved valg av riktig elektronisk signeringsløsning til mitt styrearbeid?
   Riktig valg av elektronisk signeringsløsning vil tilrettelegge for god selskapsledelse og et effektivt styrearbeid. Derfor er det viktig å ta en vurdering om løsningen er tilpasset signering for de filtypene du benytter deg av, om finnes det en god signaturflyt, om løsningen støtter signering av flere dokumenter og ikke minst hvilke enheter som støttes for signering.
   
   Undersøk i tillegg at løsningen overholder de juridiske forskriftene for de områdene du har din virksomhet.
   ‍‍
5. Er elektronisk signering sikkert?
   Sikkerheten vil avhenge av den tekniske utformingen og kompleksiteten bak signeringsløsningen. Dersom løsningen går ut på å signere PDF-dokumenter som distribueres via e-post, vil sikkerheten være mye lavere enn for løsninger der sending, lagring og signering kontrolleres i selve løsningen med Bank-ID, fingeravtrykk eller lignende.
   ‍‍
6. Hvilke regler må overholdes?
   Med eIDAS-forordningen i Europa har vi i dag en juridisk plattform som tilrettelegger for bruk og validering på tvers av landegrensene. Forordningen sørger for at alle signatur typer behandles på samme måte.
   ‍

Elektronisk signering i Adminflow
I Adminflow har alle Selskaps-admin og Styremedlemmer tilgang til Bank-ID signering, spesielt utviklet for vårt styrerom.

I tillegg har alle investorer mulighet til å bruke vår egen signeringsløsning, hvor du identifiserer deg med brukernavn og passord.

‍