Tips til mappestruktur i Adminflow
Som nevnt over starter du med et tilnærmet blankt lerret når du starter å bruke Adminflow. Det betyr at du kan bygge den strukturen du selv vil ved å legge til nye mapper, undermapper og dokumenter. Vi har dog noen anbefalinger for at det skal være en god brukeropplevelse for deg, og enkelt å finne fram for dine investorer (og andre interessenter du eventuelt slipper inn).
Mapper tilgjengelige for alle
Vi anbefaler at du lager en egen mappe for Investorinformasjon. Da vet alle investorer hvor de skal lete etter rapporter osv. ment for dem.
Lag gjerne også en egen mappe for Generalforsamlinger, slik at den informasjonen er samlet på ett sted. Da er det også lett å gå tilbake å finne fram i viktige dokumenter.
Mapper for styret
I styrerommet anbefaler vi å lage en mappe for hvert styremøte, slik at du alltid har alt av protokoller, innkallinger og saksdokumenter.
Dokumenter relatert til kapitalforhøyelser osv. er man pliktig å lagre i 10 år, så vi anbefaler at denne dokumentasjonen også lagres i Adminflow, gjerne i en undermappe i Styrerom.
Signerte dokumenter
Hver gang du signerer et dokument vil det lages en signert kopi som legger seg i Signerte dokumenter. Denne er som nevnt ikke synlig for alle – kun for dem som har tilgang til Styrerom.
Dersom du har laget en signaturoppgave, for eksempel på en styreprotokoll, hvor flere skal signere, vil denne ikke havne i Signerte dokumenter før alle har signert.
Ikke lag et problem for deg selv og investorene
En del investorer tar kontakt med oss fordi de ikke finner fram i selskapenes mappestrukturer. Det er derfor vi har skrevet denne artikkelen, og alle er tjent med at det er et ryddig oppsett som er lett å finne fram i.
Forsøk å unngå å legge dokumenter som skal deles med alle i Styrerom, å bruke dokumentsenteret som lagringsplass for «alle slags dokumenter» og forsøk så langt det lar seg gjøre å bruke mapper med forståelige navn.
Husk: Hvem som har tilgang til hva styrer du under Tilgangsstyring. Husk at dersom noen er lagt til som Investor i under Aksjonærer må du aktivt gå inn og gi dem ytterligere tilganger, for eksempel dersom de også er styremedlem. Du kan også manuelt justere hva de enkelte gruppene skal ha tilgang til, men det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig.
Vi har ikke ligget på latsiden i sommer og har mange spennende nyheter å komme med. Her finner du en oversikt over de nyeste releasene vi har sluppet nå i august.
Les mer
Kontraktshåndtering er en essensiell del av det administrative arbeidet i alle bedrifter, og med Adminflow kan du sikre en enklere, mer effektiv og ikke minst digitalisert kontraktshåndteringsprosess for din bedrift.
Les mer
I dagens moderne samfunn er åpenhet og gjennomsiktighet avgjørende for tillit mellom selskaper og deres interessenter. I Norge har Åpenhetsloven blitt innført for å sikre at større virksomheter opererer med høy grad av transparens. I dette blogginnlegget vil vi se nærmere på hvilke selskaper loven gjelder for og hvilke kriterier som må oppfylles.
Les mer
Adminflow har lenge vært populært for holdingsselskaper og andre enkle strukturer for rapportering av aksjonærregisteroppgave og lagring av viktige dokumenter. Nylig har vi sett at vi også i stadig økende grad er aktuelle for eiendomsselskaper med mange selskaper (eiendommer) i porteføljen.
Les mer
Aksjonærregisteret inneholder informasjon om hvem som eier aksjene i alle norske aksjeselskap. Alle norske aksjeselskap er pliktig å å ha en oppdatert aksjebok, og det er disse opplysningene som danner grunnlaget for aksjonærregisteret. Aksjeselskapene melder inn opplysningene gjennom Aksjonærreregisteroppgaven.
Les merVi har brukt sommeren til å jobbe med tilbakemeldingene fra våre brukere og under finner du en liten oppsummering av noen av forbedringene vi har gjort.
Les mer
