Tips til mappestruktur i Adminflow
Som nevnt over starter du med et tilnærmet blankt lerret når du starter å bruke Adminflow. Det betyr at du kan bygge den strukturen du selv vil ved å legge til nye mapper, undermapper og dokumenter. Vi har dog noen anbefalinger for at det skal være en god brukeropplevelse for deg, og enkelt å finne fram for dine investorer (og andre interessenter du eventuelt slipper inn).
Mapper tilgjengelige for alle
Vi anbefaler at du lager en egen mappe for Investorinformasjon. Da vet alle investorer hvor de skal lete etter rapporter osv. ment for dem.
Lag gjerne også en egen mappe for Generalforsamlinger, slik at den informasjonen er samlet på ett sted. Da er det også lett å gå tilbake å finne fram i viktige dokumenter.
Mapper for styret
I styrerommet anbefaler vi å lage en mappe for hvert styremøte, slik at du alltid har alt av protokoller, innkallinger og saksdokumenter.
Dokumenter relatert til kapitalforhøyelser osv. er man pliktig å lagre i 10 år, så vi anbefaler at denne dokumentasjonen også lagres i Adminflow, gjerne i en undermappe i Styrerom.
Signerte dokumenter
Hver gang du signerer et dokument vil det lages en signert kopi som legger seg i Signerte dokumenter. Denne er som nevnt ikke synlig for alle – kun for dem som har tilgang til Styrerom.
Dersom du har laget en signaturoppgave, for eksempel på en styreprotokoll, hvor flere skal signere, vil denne ikke havne i Signerte dokumenter før alle har signert.
Ikke lag et problem for deg selv og investorene
En del investorer tar kontakt med oss fordi de ikke finner fram i selskapenes mappestrukturer. Det er derfor vi har skrevet denne artikkelen, og alle er tjent med at det er et ryddig oppsett som er lett å finne fram i.
Forsøk å unngå å legge dokumenter som skal deles med alle i Styrerom, å bruke dokumentsenteret som lagringsplass for «alle slags dokumenter» og forsøk så langt det lar seg gjøre å bruke mapper med forståelige navn.
Husk: Hvem som har tilgang til hva styrer du under Tilgangsstyring. Husk at dersom noen er lagt til som Investor i under Aksjonærer må du aktivt gå inn og gi dem ytterligere tilganger, for eksempel dersom de også er styremedlem. Du kan også manuelt justere hva de enkelte gruppene skal ha tilgang til, men det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig.
Vi får regelmessig inn spørsmål om due diligence prosesser. I denne artikkelen tar vi derfor for oss de 7 vanligste. Ta gjerne kontakt med oss dersom du har spørsmål som ikke kom med i artikkelen.
Les mer
I forbindelse med kjøp, salg og investering er det viktig med effektiv, sikker og oversiktlig dokumentflyt med eksterne parter. Et digitalt datarom sørger for smidige prosesser.
Les mer
I Adminflow får du og styremedlemmene full kontroll over virksomhetens styrebehandling og aktivering i et brukervennlig digitalt styrerom. For mer effektivt, tryggere og mer profesjonelt styrearbeid.
Les mer
I tillegg til aksjebok og dokumentsenter har vi også styrerom i Adminflow. Her kan du dele dokumenter, delegere oppgaver og selvfølgelig signere dokumenter: styreprotokoller, kontrakter osv.
Les mer
Ligningsverdien på aksjer er normalt forhåndsutfylt i skattemeldingen, men dette er ikke alltid tilfellet. Ta en titt på blogginnlegget vårt for å finne ut hva som gjelder for deg.
Les merNår selskapet bruker Adminflow har selskapet tilgang til et eget dokumentsenter. I utgangspunktet er det kun en mappe her: Styrerom. Denne mappen er det kun dem med tilgangsnivå Selskaps-admin og Styremedlemmer som ser. Det samme gjelder mappen Signerte dokumenter, som automatisk genereres når du signerer ditt første dokument.
Les mer
