Tips til mappestruktur i Adminflow
Som nevnt over starter du med et tilnærmet blankt lerret når du starter å bruke Adminflow. Det betyr at du kan bygge den strukturen du selv vil ved å legge til nye mapper, undermapper og dokumenter. Vi har dog noen anbefalinger for at det skal være en god brukeropplevelse for deg, og enkelt å finne fram for dine investorer (og andre interessenter du eventuelt slipper inn).
Mapper tilgjengelige for alle
Vi anbefaler at du lager en egen mappe for Investorinformasjon. Da vet alle investorer hvor de skal lete etter rapporter osv. ment for dem.
Lag gjerne også en egen mappe for Generalforsamlinger, slik at den informasjonen er samlet på ett sted. Da er det også lett å gå tilbake å finne fram i viktige dokumenter.
Mapper for styret
I styrerommet anbefaler vi å lage en mappe for hvert styremøte, slik at du alltid har alt av protokoller, innkallinger og saksdokumenter.
Dokumenter relatert til kapitalforhøyelser osv. er man pliktig å lagre i 10 år, så vi anbefaler at denne dokumentasjonen også lagres i Adminflow, gjerne i en undermappe i Styrerom.
Signerte dokumenter
Hver gang du signerer et dokument vil det lages en signert kopi som legger seg i Signerte dokumenter. Denne er som nevnt ikke synlig for alle – kun for dem som har tilgang til Styrerom.
Dersom du har laget en signaturoppgave, for eksempel på en styreprotokoll, hvor flere skal signere, vil denne ikke havne i Signerte dokumenter før alle har signert.
Ikke lag et problem for deg selv og investorene
En del investorer tar kontakt med oss fordi de ikke finner fram i selskapenes mappestrukturer. Det er derfor vi har skrevet denne artikkelen, og alle er tjent med at det er et ryddig oppsett som er lett å finne fram i.
Forsøk å unngå å legge dokumenter som skal deles med alle i Styrerom, å bruke dokumentsenteret som lagringsplass for «alle slags dokumenter» og forsøk så langt det lar seg gjøre å bruke mapper med forståelige navn.
Husk: Hvem som har tilgang til hva styrer du under Tilgangsstyring. Husk at dersom noen er lagt til som Investor i under Aksjonærer må du aktivt gå inn og gi dem ytterligere tilganger, for eksempel dersom de også er styremedlem. Du kan også manuelt justere hva de enkelte gruppene skal ha tilgang til, men det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig.
Styrearbeid krever en del innhenting av underskrifter til styreprotokoller og annet som krever underskrifter fra styremedlemmene. Dette kan være både tungvint og tidkrevende dersom det gjøres manuelt. Med elektronisk signering derimot kan man spare både tid og ressurser.
Les mer
Nærings- og fiskeridepartementet opplyser i pressemelding 24. februar at regjeringen foreslår nye regler som skal gjøre det enklere å stifte og registrere aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og filialer på nett, på tvers av hele EØS.
Les mer
Vi har oppdatert Adminflow med nye funksjoner. Gjeldskonvertering i emisjoner, pålydende, redigerbart format i Altinn og import av Aksjonærregisteroppgaven.
Les mer
Alle aksjeselskaper har krav om å holde generalforsamling minimum en gang i året, innen seks måneder etter regnskapsårets utløp. I denne artikkelen har vi samlet reglene som må følges ved innkallingen.
Les mer
Har du fått tilbud om å påta deg et styreverv? Dette kan være en spennende rolle, men det er viktig å være klar over hvilket ansvar som følger med. Da styremedlemmer og daglig leder kan bli holdt personlig ansvarlig dersom selskapet går konkurs.
Les mer
Styret er selskapets øverste ledelse og har til oppgave å forvalte og styre selskapet. Alle aksjeselskaper er pålagt å ha et styre, men hvordan velger man den beste sammensetningen av styremedlemmer?
Les mer
