Hvilke regler må følges ved innkallelse til generalforsamling?

Hvilke regler må følges ved innkallelse til generalforsamling?

Posted by:
Are Berg Hjelle
on
March 8, 2022

Alle aksjeselskaper har krav om å holde generalforsamling minimum en gang i året, innen seks måneder etter regnskapsårets utløp. I denne artikkelen har vi samlet reglene som må følges ved innkallingen.

Hensikten med innkallingen til generalforsamlingen er å informere alle aksjonærer om at møtet finner sted, samt hvilke beslutninger som skal tas. Korrekt innkalling er viktig for å ivareta aksjeeiernes rettigheter. Ettersom generalforsamlingen er aksjeeiernes viktigste anledning til å utøve sin myndighet i selskapet.

Hvem sender ut innkallelsen?
Styret er ansvarlig for å sende ut innkallelsen til generalforsamlingen i form av skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere.

Innkallingen skal inneholde
Innkallelsen skal inneholde tid, sted og forslag til de sakene som skal behandles på generalforsamlingen.

Innkallingen skal gi en tydelig oversikt og beskrivelse av hver sak som skal behandles. Altså kan man ikke ha med et punkt på listen med “eventuelle saker”.

Alle aksjonærer har rett til å få behandlet en sak på generalforsamlingen, men det må i så fall meldes skriftlig til styret i god tid. I utgangspunktet kan ikke generalforsamlingen avgjøre saker som ikke er lagt ved i innkallingen.

Legg også merke til at dersom det skal legges ved forslag til endring i vedtektene i innkallingen, må hele forslaget gjengis i sin helhet i selve innkallingen.

Når skal innkallingen være sendt ut?
For aksjeselskaper skal innkallelsen til generalforsamling være sendt ut senest syv dager før, men det vanligste er å sende den ut 14 dager i forkant. Selskapene kan også gjøre egne vurderinger på fristens lengde. Det er altså mulig å sette opp regler for lenger frist for innkallelse i vedtektene.

Dersom man mottar forslag til saker etter at innkallelsen er sendt ut kan man sende ut en ny innkallelse, senest én uke før generalforsamlingen. For allmennaksjeselskaper kan man sende ut innkallelse med ny dagsorden senest to uker før generalforsamlingen.

Krav til vedlegg
Sammen med innkallelsen til generalforsamlingen sender man med informasjonen aksjonærene bør ha. Slik som blant annet årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen.

Vedleggene kan legges opp på selskapets nettsider, men må sendes til aksjeeierne per post og vederlagsfritt dersom det blir etterspurt. Dette må bestemmes i vedtektene og internettadressen til vedleggene må legges med i innkallelsen.

Aksjeeieres rett til å møte
Både styreleder og daglig leder har plikt til å møte på generalforsamlingen. Alle aksjeeiere har rett til å møte, stille med fullmektig og ha med en rådgiver som har talerett.

Vanligvis vil hver aksje telle som én stemme, dersom det ikke er bestemt ulike aksjeklasser i vedtektene.

Kan generalforsamlingen holdes over nett?
Det er ikke krav om at generalforsamlingen skal holdes som et fysisk møte. Aksjeselskaper kan velge å gjennomføre en forenklet generalforsamlingsbehandling, så lenge alle aksjonærer er enige om det.

Det vil si at generalforsamlingen kan holdes over telefon eller video, hvor et utkast til protokollen blir sendt rundt til aksjonærene. Dette må i så fall angis i protokollen.

Du kan også være interessert i disse

August 23, 2023
Release av ny funksjonalitet i Adminflow

Vi har ikke ligget på latsiden i sommer og har mange spennende nyheter å komme med. Her finner du en oversikt over de nyeste releasene vi har sluppet nå i august.

Les mer
June 30, 2023
Effektiv kontraktshåndtering med Adminflow

Kontraktshåndtering er en essensiell del av det administrative arbeidet i alle bedrifter, og med Adminflow kan du sikre en enklere, mer effektiv og ikke minst digitalisert kontraktshåndteringsprosess for din bedrift.

Les mer
June 29, 2023
En guide til Åpenhetsloven og hvilke selskaper den gjelder for

I dagens moderne samfunn er åpenhet og gjennomsiktighet avgjørende for tillit mellom selskaper og deres interessenter. I Norge har Åpenhetsloven blitt innført for å sikre at større virksomheter opererer med høy grad av transparens. I dette blogginnlegget vil vi se nærmere på hvilke selskaper loven gjelder for og hvilke kriterier som må oppfylles.

Les mer
October 5, 2022
Forenklet rapportering for selskaper med mange SPVer

Adminflow har lenge vært populært for holdingsselskaper og andre enkle strukturer for rapportering av aksjonærregisteroppgave og lagring av viktige dokumenter. Nylig har vi sett at vi også i stadig økende grad er aktuelle for eiendomsselskaper med mange selskaper (eiendommer) i porteføljen.

Les mer
September 12, 2022
Hvordan fungerer aksjonærregisteret?

Aksjonærregisteret inneholder informasjon om hvem som eier aksjene i alle norske aksjeselskap. Alle norske aksjeselskap er pliktig å å ha en oppdatert aksjebok, og det er disse opplysningene som danner grunnlaget for aksjonærregisteret. Aksjeselskapene melder inn opplysningene gjennom Aksjonærreregisteroppgaven.

Les mer
September 1, 2022
Historisk eierskapsrapport og andre forbedringer i Adminflow

Vi har brukt sommeren til å jobbe med tilbakemeldingene fra våre brukere og under finner du en liten oppsummering av noen av forbedringene vi har gjort.

Les mer